سوال شماره 11021
چندگزینهای
آزمون نظام مهندسی مکانیک
در فرآیند بایگانی مدارک پروژههای تاسیسات مکانیک، کدام روش به بهترین نحو اطمینان از دسترسی سریع و حفظ امنیت اسناد را تضمین میکند؟
گزینهها:
- 1. حذف مدارک قدیمی بلافاصله پس از اتمام پروژه
- 2. ذخیره تصاویر اسناد در حافظه شخصی بدون پشتیبانگیری
- 3. طبقهبندی اسناد بر اساس نوع سند و تاریخ با استفاده از سیستم کدگذاری دیجیتال ✓ صحیح
- 4. نگهداری تمام مدارک در یک پوشه فیزیکی بدون دستهبندی
پاسخ صحیح:
- طبقهبندی اسناد بر اساس نوع سند و تاریخ با استفاده از سیستم کدگذاری دیجیتال
توضیحات:
روش پیشنهادی یعنی «طبقهبندی اسناد بر اساس نوع سند و تاریخ با استفاده از سیستم کدگذاری دیجیتال» به دلایل زیر بهترین تضمین را برای دسترسی سریع و حفظ امنیت اسناد فراهم میکند:
- دسترسی سریع: کدگذاری دیجیتال و طبقهبندی منطقی (بر اساس نوع سند و تاریخ) امکان جستجو، فیلتر و بازیابی فوری مدارک را فراهم میکورد.
- سازماندهی منظم: گروهبندی اسناد مشابه در کنار هم و ترتیب زمانی، از سردرگمی و اتلاف زمان جلوگیری میکند.
- امنیت بالا: سیستم دیجیتال امکان تعیین سطوح دسترسی