سوال شماره 11023
چندگزینهای
آزمون نظام مهندسی مکانیک
در فرآیند بایگانی مدارک پروژههای تاسیسات مکانیک، کدام عامل بیشترین تأثیر را بر قابلیت بازیابی سریع و دقیق اسناد دارد؟
گزینهها:
- 1. استفاده از فایلهای فیزیکی به جای دیجیتال
- 2. حذف تاریخ از نام فایلها
- 3. سیستم طبقهبندی منطقی و یکپارچه ✓ صحیح
- 4. نگهداری تمام مدارک در یک پوشه واحد
پاسخ صحیح:
- سیستم طبقهبندی منطقی و یکپارچه
توضیحات:
سیستم طبقهبندی منطقی و یکپارچه مهمترین عامل در بازیابی سریع و دقیق اسناد است زیرا:
- ساختار منظمی برای ذخیرهسازی مدارک ایجاد میکند
- دسترسی هدفمند به اسناد خاص را امکانپذیر میسازد
- از سردرگمی و اتلاف زمان در جستجو جلوگیری میکند
- هماهنگی بین بخشهای مختلف پروژه را افزایش میدهد
- امکان ردیابی نسخههای مختلف مدارک را فراهم میآورد
بدون سیستم طبقهبندی مناسب، حتی با وجود فناوری پیشرفته، یافتن مدارک مورد نیاز زمانبر و پرخطا خواهد بود.