سوال شماره 11044
چندگزینهای
آزمون نظام مهندسی مکانیک
در فرآیند بایگانی مدارک پروژههای تاسیسات مکانیک، کدام عامل بیشترین تأثیر را در بازیابی سریع و دقیق اسناد دارد؟
گزینهها:
- 1. استفاده از فایلهای فیزیکی به جای دیجیتال
- 2. حذف مدارک قدیمی به صورت دورهای
- 3. سیستم طبقهبندی استاندارد و کدگذاری منظم ✓ صحیح
- 4. نگهداری تمام مدارک در یک پوشه واحد
پاسخ صحیح:
- سیستم طبقهبندی استاندارد و کدگذاری منظم
توضیحات:
سیستم طبقهبندی استاندارد و کدگذاری منظم به عنوان هسته اصلی فرآیند بایگانی عمل میکند زیرا:
- ساختار یکپارچهای برای سازماندهی اسناد ایجاد میکند
- دسترسی سریع به مدارک خاص را با استفاده از کدهای مشخص ممکن میسازد
- از سردرگمی و جابجایی اسناد جلوگیری میکند
- جستجو و بازیابی اسناد را به صورت سیستماتیک و قابل پیشبینی میکند
- امکان پیگیری نسخههای مختلف مدارک را فراهم میآورد
بدون این سیستم، حتی با وجود نیروی انسانی متخصص و تجهیزات پیشرفته، بازیابی سریع و